会议活动类型众多，许多会议的参与人员也是涉及到社会各界方方面面的人，因此可能遇到这样与那样的问题，解决全部的问题才是使一场会议活动圆满成功的重要保障，其中对参加会议人员的接机便是一项非常重要的前期准备工作。现如今科技发展，时代进步，交通方式也与以往有了天翻地覆的变化。在多年以前人们天各一方，道路崎岖，交通不便，无法组织或者参加大型的会议，但是随着方便人面出行的各种交通工具的出现，对人类社会的交流和融合起到了巨大的作用。如今，即使想要去远隔万里的地方也不是难事，所以会议活动里越来越多的涉及到接机方面的工作，这也是一项非常重要和基本的会议活动前期准备环节。

那么我们在接机的时候应该注意些什么呢？第一，必须要提前和参会者做好相关方面的沟通，确定参与人数、落地时间、酒店信息等等。虽然航班到站时间变化较大，但是了解清楚这些信息才能做到有备无患。第二，安排、调控相应车辆。在与参会人员沟通好相关的信息之后，可以根据实际情况提前安排车辆准备好接机工作。第三，要做好应急预案，在机场这种人流量巨大，现场情况复杂的环境中，会出现很多意料之外的事情，因此应该更全面和详细的做好应急预案。第四，注意接机工作的现场情况把控。准备的再充分也难免会有意外发生，万一出现意外一定要沉着冷静，控制事态的发展，并且要对突发状况有一定的心理准备。